Do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgłosił się przedsiębiorca, który poprosił interpretacje, jakie skutki podatkowe może rodzić udostępnianie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych poza KSeF.

O stanowisko Dyrektora KIS wystąpiła firma GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) z siedzibą w Szwajcarii, która jest zarejestrowana w Polsce, jako czynny podatnik VAT.

“Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska, że Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego, nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT” - czytamy w Systemie Informacji Prawnej LEX.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie pozostawił w tej sprawie wątpliwości.

“Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT” - czytamy w odpowiedzi Dyrektora KIS.

Okazuje się, że interpretacja indywidualna o sygnaturze: 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST, wprowadziła duże zamieszanie wśród polskich przedsiębiorców, którzy zaczęli obawiać się o to, że w przypadku popełnienia najmniejszego błędu będą musieli dwukrotnie zapłacić podatek - w ich ocenie - za tą samą fakturę.

“Wprowadzenie obowiązkowego KSeF miało uprościć życie przedsiębiorcom, tymczasem interpretacje Dyrektora KIS mogą wpędzić tysiące firm w gigantyczne kłopoty finansowe. Niewinna i wygodna dla kontrahenta praktyka wysyłania wizualizacji faktur w formacie PDF może generować obowiązek „podwójnej zapłaty podatku", jeśli dane na wizualizacji nie będą idealnym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej KSeF w formacie XML” - zauważa Michał Płatek, radca prawny, doradca podatkowy.

Wysłanie wizualizacji faktury w formie PDF ryzykowne?

W pytaniu do KIS przedsiębiorca chciał się upewnić, czy jeśli jeśli wizualizacja w jakiś sposób będzie różniła się od faktury ustrukturyzowanej może być potraktowana, jako osobny dokument? Jak wyjaśnia radca prawny i doradca podatkowy Michał Płatek, zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej tak może się stać.

“Taka wizualizacja PDF, różniąca się od oryginału w formacie XML, może zostać uznana za odrębną (konkurencyjną) fakturę, która weszła do obrotu gospodarczego. Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, jeśli przedsiębiorca prześle klientom pliki PDF różniące się od plików XML zarejestrowanych w KSeF, skarbówka potraktuje je jako niezależne dokumenty i nakaże zapłatę wykazanego w nich podatku VAT po raz drugi” - ostrzega Michał Płatek.

Ryzyko dla przedsiębiorców

Jak podnoszą doradcy podatkowi, aby uniknąć problemów po wystawieniu wizualizacji PDF, należy oznaczyć ją wyraźnie, jako wizualizacja. Łatwym sposobem na udostępnienie faktury kontrahentowi jest także przekazanie wygenerowanego w KSeF kodu QR, co nie wiąże się z ryzykiem, takim jak błąd powstały podczas wystawienia wizualizacji w formie PDF.

Natomiast, jeśli przedsiębiorca mimo wszystko będzie decydował się na wystawienie dokumentu w formie wizualizacji PDF musi się do tego odpowiednio przygotować.

“Dla dużego biznesu oznacza to konieczność przeglądu systemów ERP pod kątem danych generowanych w wizualizacjach oraz ryzyka ujawnienia tajemnic handlowych. Inne zagrożenie dotyczy małych firm, które korzystają z popularnych programów do fakturowania i nie mają zasobów, by zweryfikować, czy generowane pliki PDF pokrywają się z plikami XML wysyłanymi do KSeF” - stwierdza Michał Płatek, radca prawny, doradca podatkowy.

Zobacz również: